JAK WTOOPIĆ

PRZEWODNICZEK ORGANIZATORA WTOOPY

czyli kilka pomysłów i dobrych rad,

które pomogą Wam przygotować idealną WTOOPĘ!

Kochani nasi WTOOPowicze, pragniemy pomóc Wam w organizacji własnej WTOOPY i właśnie dlatego przygotowaliśmy specjalnie dla Was ten krótki przewodniczek. Żeby było łatwiej, Was nazywać będziemy Organizatorem, a siebie nazwiemy Bazą.

Cel

Różne są festiwale, konkursy czy przeglądy teatralne. Jedne nas zachwycają, a inne nieco rozczarowują. Zdecydowaliśmy się zaproponować Wam nieco odmienną formułę – luźną, otwartą, serdeczną i – mamy nadzieję – atrakcyjną.

WTOOPA ma być dla wszystkich uczestników spotkaniem wyjątkowym, w trakcie którego młodzi (i ci nieco starsi) pasjonaci teatru będą mogli wspólnie pracować podczas warsztatów oraz dzielić się swoimi dokonaniami, prezentując spektakle.

Ważne jest, żeby wszystkie zespoły czuły się na WTOOPIE dobrze i komfortowo.

Nasze spotkania nie mają formuły konkursowej, bo uważamy, że dzięki temu panować będzie szczerze radosna i bezstresowa atmosfera, pozbawiona niezdrowej rywalizacji. Dlatego też zawsze proponujemy, żeby podczas WTOOPY wszyscy jej uczestnicy mówili do siebie po imieniu, zapominając o swoim wieku, doświadczeniu, „oficjalnych tytułach” czy „stanowiskach” (chociaż wiemy, że czasami niektórzy mają z tym problemy – zarówno młodsi, jak i starsi).

Nie wyobrażamy sobie również WTOOPY bez szczerości – porzućmy zatem wszystkie sztuczne uprzejmości czy robienie „dobrej miny do złej gry” (ot! niewielka dwuznaczność) na rzecz otwartości i mówienia „prosto z mostu”!

Nie możemy również zapomnieć, że WTOOPA ma charakter całkowicie niekomercyjny i żadna z osób organizujących lub biorących w niej udział nie pobiera za swoją pracę lub poświęcony czas wynagrodzenia.

Baza

Długo szukaliśmy określenia dla grupy ludzi, którzy WTOOPĘ wymyślili i zrealizowali po raz pierwszy w listopadzie 2013 roku w Krakowie. W końcu stanęło na tym, że nazywać ich (czyli siebie) będziemy Bazą. I niech tak pozostanie, mimo iż oficjalnie jesteśmy już Stowarzyszeniem WTOOPA.

Zadaniem Bazy jest oczywiście organizacja krakowskiej edycji WTOOPY, jak również udzielanie wszelkiej pomocy Organizatorom kolejnych edycji w innych ośrodkach. Służymy zawsze radą i swoim doświadczeniem podczas przygotowań do WTOOPY, a także już podczas jej trwania. Udostępniamy stronę internetową, pomagamy i instruujemy w kwestii jej obsługi, radzimy też, jak zarządzać facebookowym profilem. Przekazujemy także Organizatorowi do wykorzystania oficjalne logo WTOOPY.

Baza pragnie jednak podkreślić, że z radością będzie służyć pomocą przy organizacji WTOOPY, ale nie będzie robić pewnych rzeczy za Organizatora :-)

Możecie też na nas liczyć w kwestiach wszelkiego rodzaju kalkulacji finansowych dotyczących organizacji imprezy.

Baza to – mówiąc najprościej – trzy główne „mózgi” WTOOPY:

Organizator

WTOOPĘ może zorganizować każdy amatorski zespół teatralny, bez względu na to, przy jakiej działa instytucji. Celowo napisaliśmy, że WTOOPĘ organizuje „zespół”, a nie „instytucja”, ponieważ to od zespołu ma wyjść inicjatywa i zapał, a instytucja ma przede wszystkim pomóc tym młodym ludziom w realizacji tego przedsięwzięcia.

Nasze spotkania przeznaczone są dla ponadgimnazjalnych (chociaż i w tej kwestii bywamy bardzo elastyczni) amatorskich zespołów teatralnych o charakterze niekomercyjnym.

Dobór uczestniczących zespołów nie ma być przypadkowy, dlatego też obowiązek wybrania zespołów spoczywa na Bazie i Organizatorze. Chcielibyśmy uniknąć ogłaszania otwartych naborów i późniejszej selekcji zespołów, ponieważ pragniemy, aby uczestnicy WTOOPY stanowili przemyślany wybór. Szukajcie, a znajdziecie!

We WTOOPIE, która ma charakter ogólnopolski, powinno – zdaniem Bazy – uczestniczyć co najmniej pięć zespołów, które reprezentować będą co najmniej cztery województwa. Wydaje się również, że wskazane byłoby zapraszanie zespołów reprezentujących rozmaite formy teatru.

Zespół, który zdecyduje się zorganizować WTOOPĘ, jest zobowiązany do poinformowania o tym Bazy najpóźniej 6 miesięcy przed planowanym terminem imprezy. Potrzebujemy bowiem czasu na założenie dla Was kolejnej podstrony i nadanie odpowiedniego numeru :-)

Jako Organizatorzy pamiętajcie koniecznie o zrobieniu ciekawej dokumentacji fotograficznej całości imprezy.

W przypadku możliwości zapraszania na spektakle widzów zewnętrznych możliwe jest pobieranie opłat za wstęp na spektakle, pod warunkiem że pozyskane w ten sposób środki zostaną w całości przeznaczone na organizację WTOOPY lub upominki czy dodatkowe atrakcje dla uczestników.

Organizator stara się również zaszczepić ideę WTOOPY wśród zaproszonych zespołów, tak aby nasza inicjatywa się rozprzestrzeniała i docierała do coraz większej liczby amatorskich zespołów teatralnych.

Nazwa i logo

Oficjalna nazwa WTOOPY brzmi: OGÓLNOPOLSKIE SPOTKANIA TEATRALNE „WTOOPA”.

Żeby łatwiej było się połapać, która to edycja i gdzie się ona odbywa, przed oficjalną nazwą umieszczony zostaje kolejny numer imprezy (podany przez Bazę), zaś po oficjalnej nazwie doprecyzowanie, które składa się z nazwy miejscowości i roku (np. III Ogólnopolskie Spotkania Teatralne „WTOOPA” Bielsko-Biała 2015).

Logo WTOOPY jest niezmienne, a zmianie ulega jedynie kolor (ustalony przez Bazę dla każdej edycji, ale możemy się dogadać ;-)). Czasami też może pojawić się dodatkowy element graficzny. Z nami jak z dziećmi.

Czas trwania

Naszym zdaniem WTOOPA powinna trwać cztery dni (ze względów organizacyjnych chyba najlepsza byłaby końcówka tygodnia – od czwartku do niedzieli), dzięki czemu uczestnicy będą mieli większe szanse na lepsze poznanie się i nawiązanie – w co mocno wierzymy – długotrwałych teatralnych (i nie tylko) znajomości i przyjaźni.

Bardzo istotne jest też obowiązkowe uczestnictwo zaproszonych zespołów na całości imprezy, dlatego wykluczamy możliwość przyjazdu zespołu jedynie na wybrane dni imprezy.

Program

Dokładny program WTOOPY ustala Organizator, jednakże sugerowany jest układ czterodniowy z dniem gospodarza, dwoma dniami warsztatów i spektakli oraz dniem gości. Oczywiście to Organizator ustala wszystkie atrakcje i harmonogram zajęć w trakcie poszczególnych dni imprezy, dlatego też my przedstawiamy poniżej jedynie przykładowy program pierwszej WTOOPY, która odbyła się w Krakowie w listopadzie 2013 roku.

Dzień gospodarza:

Dwa dni warsztatów i spektakli:

Dzień gości:

Warsztaty

Najważniejszą częścią WTOOPY są warsztaty teatralne, których celem jest ukazanie wieloaspektowości teatru. Tematyka warsztatów teatralnych zostaje ustalona przez Organizatora. Bogactwo teatru umożliwia zorganizowanie bardzo różnorodnych warsztatów, macie zatem w tej materii pełne pole do popisu (np. praca z tekstem, adaptacja tekstu, emisja głosu, dykcja, improwizacja, ruch sceniczny, pantomima, mimika, charakteryzacja, scenografia, muzyka, koncentracja itd.).

Organizator sam wybiera osoby, które poprowadzą warsztaty. Pamiętajcie, że zawsze możecie to zaproponować również instruktorom z zaproszonych zespołów. Rzecz jasna, prowadzący warsztaty nie pobierają za swoją pracę żadnego honorarium.

Proponujemy, aby w trakcie WTOOPY przygotować co najmniej trzy godziny zegarowe warsztatów dziennie (w każdy z dwóch dni warsztatowo-spektaklowych), które obejmować będą co najmniej trzy rodzaje warsztatów. Uczestnicy WTOOPY powinni zostać podzieleni przez Organizatora na grupy w taki sposób, aby w każdej znaleźli się przedstawiciele wszystkich zespołów, a grupy nie liczyły więcej niż 15 osób.

Bardzo ciekawe byłoby także przygotowanie warsztatów technicznych, przeznaczonych dla instruktorów teatralnych i/lub obsługi technicznej (np. dźwięk, oświetlenie, scenografia, muzyka, rekwizyty, dekoracje, fotografia teatralna itp.).

Spektakle

Forma i tematyka prezentowanych przez uczestników spektakli jest absolutnie dowolna, a czas trwania spektakli nie jest ograniczony czasowo przez Organizatora (oczywiście wszystko w granicach rozsądku!). Zaproszone zespoły mogą przedstawić więcej niż jeden spektakl, ale ostateczną decyzję w tej kwestii podejmuje Organizator. Proponujemy wprowadzenie jedynie ograniczenia czasowego na przygotowanie techniczne sceny przed spektaklem, które może wynosić maksymalnie 30 minut. Dzięki temu czas pomiędzy prezentacjami nie będzie się zbytnio dłużył, a całość imprezy będzie miała zwarty charakter. Omówienie spektakli odbywa się na koniec każdego dnia prezentacji.

Omówienia najlepiej przeprowadzać w luźnej atmosferze, może w jakimś oryginalnym miejscu… Wszystko zależy od Was ;-)

Wolontariat

Od 2018 roku – ponieważ mamy bardzo liczną grupę chętnych wolontariuszy z całej Polski – wprowadzamy „obowiązek” zaproszenia przez każdego Organizatora co najmniej trzech wolontariuszy z zewnątrz (wyboru dokonuje Baza na podstawie odpowiednich zgłoszeń). Chodzi nam bowiem o docenienie młodych ludzi, którzy pragną poświęcić swój czas i zaangażować się w tworzenie naszej wspólnej inicjatywy, jaką są Spotkania Teatralne. Koszt pobytu (noclegi i wyżywienie) wolontariuszy pokrywa w takim przypadku Organizator. Również organizator określa obowiązki, które będą spoczywać na każdym z wolontariuszy. Koszty dojazdu na miejsce, gdzie odbywa się WTOOPA, pokrywa wolontariusz.

Akredytacja

Ostateczną wysokość akredytacji ustala Organizator. Jednakże powinien on podjąć starania, aby kwota ta była jak najniższa. Bardzo mile widziane jest pozyskiwanie sponsorów na WTOOPĘ, dzięki czemu możliwe będzie obniżenie wysokości akredytacji. Pamiętajcie też, że podczas rozmów z potencjalnymi sponsorami dobrze byłoby podkreślić ogólnopolski charakter WTOOPY i zmienność jej lokalizacji, dzięki czemu być może firmy byłyby zainteresowane stałą współpracą z organizatorami kolejnych edycji (np. w charakterze członka wspierającego Stowarzyszenia WTOOPA).

Pamiętajmy o tym, że młodzi ludzie mają różną sytuację finansową i dlatego dołóżmy wszelkich starań, aby kwota akredytacji była jak najniższa!

Akredytacja powinna obejmować koszty związane z zakwaterowaniem (trzy noclegi) oraz całodziennym wyżywieniem (od kolacji w dzień pierwszy do śniadania w dzień czwarty).

Koszty dojazdu uczestnicy przyjezdni pokrywają we własnym zakresie.

Gadżety

Idealnie byłoby, gdyby każdy uczestnik WTOOPY otrzymał oryginalny identyfikator (sugerujemy go w zestawie z oryginalną smyczą) i program imprezy (według projektu Organizatora), a osoba prowadząca zespół dodatkowo plakat (jeśli takowy powstanie). Bardzo mile widziane są WTOOPowe T-shirty (na wymiar według dostarczonej przez opiekuna grupy listy) oraz dodatkowe gadżety lub pamiątki (według uznania i możliwości Organizatora).

Chętnie pomożemy w przygotowaniu materiałów oraz podeślemy namiary na sprawdzone już firmy wykonujące gadżety itp.

Koszty

Wysokość akredytacji, jak już wspomniano, powinna być jak najniższa. Proponowana zespołom wysokość akredytacji powinna pokryć koszty związane z zakwaterowaniem oraz wyżywieniem, natomiast środki na pozostałe wydatki Organizator powinien pozyskać w inny sposób (np. środki własne, bilety na spektakle, sponsoring, dofinansowanie itp.).

Dojazd na miejsce WTOOPY odbywa się na koszt zespołów.

Koszty obowiązkowe:

Koszty dodatkowe:

Sponsorzy

W zamian za pomoc w organizacji WTOOPY oraz dofinansowanie imprezy możemy umieścić logo firmy sponsorującej zarówno na stronie WTOOPY i facebookowym profilu, jak też na plakacie i w programie imprezy. Ponadto w obu tych miejscach oficjalnie podziękujemy za pomoc i wsparcie.

Uwagi

Będziemy Wam wszystkim bardzo wdzięczni za podsyłanie pomysłów, propozycji, rozwiązań, uwag, sugestii, rad, wskazówek oraz opinii na temat WTOOPY i jej organizacji! Dzięki temu będziemy mogli wspólnie udoskonalać naszą imprezę!